So strukturieren Sie eine Kundenanfrage

Ein Anliegen, eine vollständige Schilderung

Eine klare Anfrage hilft uns, Ihr Anliegen und Ihren Bedarf zu verstehen. Stellen Sie die wichtigsten Informationen zusammen und behalten Sie diesen Kontext in der weiteren Kommunikation bei.

Legen Sie fest, welches Anliegen Sie klären möchten

Geben Sie an, ob Sie Informationen benötigen, einen Vorfall melden oder eine Beschwerde einreichen möchten. Nennen Sie das Projekt und die Referenz der Wohneinheit und fassen Sie das Hauptanliegen zu Beginn der Nachricht zusammen.

Erleichtern Sie die weitere Bearbeitung

Schildern Sie den Sachverhalt der Reihe nach: was Sie festgestellt haben, wo und wann dies geschah und ob die Angelegenheit bereits geprüft wurde. Nennen Sie alle vorhandenen Kontaktreferenzen. Vermeiden Sie es, mehrere Anliegen unstrukturiert zu vermischen, da unterschiedliche Prüfungen erforderlich sein können.

Projekt, Wohneinheit und Art der Anfrage angeben.
Sachverhalt mit Datum und Ort schildern.
Vorherige Vorgänge und vorhandene Unterlagen erwähnen.
Antworten aufbewahren und die nächsten Schritte bestätigen.

Was Sie beachten sollten

Das aktuelle Formular erfasst Text und Kontaktdaten; Dateien können nicht angehängt werden. Falls Sie über zusätzliche Unterlagen verfügen, weisen Sie darauf hin und fragen Sie, wie Sie diese über einen geeigneten Kanal übermitteln können. Bewahren Sie Originale und die Korrespondenz auf.

Die Prüfung kann Rückfragen oder eine anschließende Abstimmung erfordern. Durch das Absenden der Nachricht wird weder ein Besichtigungstermin vereinbart noch eine Lösung festgelegt. Die für den jeweiligen Fall geltenden Termine, Maßnahmen und Bedingungen müssen bestätigt werden.